Originally published at: Revisionssichere Archivierung – (reybex 2.0) – reybex Helpcenter
In reybex können Sie Ihre Verkaufs- und Einkaufsbelege revisionssicher archivieren. Bitte beachten Sie bei dieser Funktion handelt es sich um ein Zusatzmodul, welcher gesondert gebucht werden muss. Wenn Sie Interesse an der Nutzung haben, wenden Sie sich bitte an sales@reybex.com.
Archiviert werden können:
- Belege des Vertriebs
- Belege der Buchhaltung
- Belege der Eingangsrechnungsprüfung
Welche Belegtypen ins Archiv einlaufen sollen, legen Sie durch Konfiguration selbst fest. Sie bestimmen dabei auch die Archivierungsdauer. Die Archivierung erfolgt per Nachtlauf automatisch.
Konfiguration für die Verkaufsbelege
- Öffnen Sie in den Prüftabellen [BAS01]
- Im Bereich Vertrieb finden Sie die Kachel Dokumenttypen
- Suchen Sie dort die Belegtypen, welche revisionssicher archiviert werden soll und klicken Sie auf den blauen Button Stift. Es öffnet sich ein Pop-Up.
- Tragen Sie in dem Feld „Archiv Aufbewahrungsdatum (Monat)“ für die Belege eine Zahl ein, wie lange dieser Belegtyp revisionssicher archiviert werden soll. Wenn dort z.B.132 eingetragen wird, entspricht dies 132 Monaten.
Die Archivierungszeit kann pro Belegytp (Rechnung, Lieferschein, Ausgangsgutschrift, etc.) separat vergeben werden. Belegtypen bei denen das Feld nicht gefüllt ist, laufen nicht in die Archivierung. Die Archivierung der Belege erfolgt immer im PDF-Format.
Konfiguration für den Eingangsrechnungsprüfung
- Öffnen Sie in den Prüftabellen [BAS01]
- Im Bereich Einkauf finden Sie die Kachel Dokumenttypen Rechnungsprüfung
- Suchen Sie dort die Belegtypen, welche revisionssicher archiviert werden soll und klicken Sie auf den blauen Button Stift. Es öffnet sich ein Pop-Up.
- Tragen Sie in dem Feld „Archiv Aufbewahrungsdatum (Monat)“ für die Belege eine Zahl ein, wie lange dieser Belegtyp revisionssicher archiviert werden soll. Wenn dort z.B.132 eingetragen wird, entspricht dies 132 Monaten.
Die Archivierungszeit kann pro Belegytp separat vergeben werden. Belegtypen bei denen das Feld nicht gefüllt ist, laufen nicht in die Archivierung. Die Archivierung der Belege erfolgt immer im PDF-Format.
Konfiguration für die Finanzbuchung
- Öffnen Sie in den Prüftabellen [BAS01]
- Im Bereich Finanzen finden Sie die Kachel Dokumenttypen
- Suchen Sie dort die Belegtypen, welche revisionssicher archiviert werden soll und klicken Sie auf den blauen Button Stift. Es öffnet sich ein Pop-Up.
- Tragen Sie in dem Feld „Archiv Aufbewahrungsdatum (Monat)“ für die Belege eine Zahl ein, wie lange dieser Belegtyp revisionssicher archiviert werden soll. Wenn dort z.B.132 eingetragen wird, entspricht dies 132 Monaten.
Die Archivierungszeit kann pro Belegytp separat vergeben werden. Belegtypen bei denen das Feld nicht gefüllt ist, laufen nicht in die Archivierung. Die Archivierung der Belege erfolgt immer im PDF-Format.
Revisionssicheres Archiv
In der Transaktion Revisionssichere Archivierung [FIN90] sehen sie dann alle Belege (Verkauf) und Attachments/Anhänge (Einkauf).
Einmal pro Tag werden die Belege in das revisionssichere Archiv übertragen. Hier gibt es den Button „Synchronisation“, mit dem alle Belege, welche noch nicht übergeben worden sind, z.B. zur Mittagszeit, direkt übergeben werden können. Die Synchronisation muss nicht manuell durchgeführt werden, da diese automatisch einmal pro Tag abends durchgeführt wird. Heruntergeladen werden alle Belege einzeln in dem Download-Ordner Ihres Browsers abgelegt.
In der Transaktion FIN90 finden Sie folgende Spaltenüberschriften vor:
- Domain
- Typ
- Art
- Belegnummer
- Belegdatum
- Externe Rechnungsnummer
- Ihr Konto bei uns
- Firma/Name
- Archiv-Aufbewahrungsdatum
- Dateiname
- Archiviert am
- Archiviert bis
- Größe
- Gesamtbetrag
- Anzahl Downloads
Weitere Hinweise:
- Die Belege, welche revisionssicher archiviert wurden, werden nach Ablauf der Zeit automatisch aus dem Archiv gelöscht.
- Wenn ein Kunde mit reybex startet, werden von Anfang gemäß der Einstellungen alle konfigurierten Belege revisionssicher gesichert.
- Für alle Kunden, die schon mit reybex arbeiten und später die revisionssichere Archivierung benutzen möchten und die Einstellungen vornehmen, sichert das System automatisch alle Belege der letzten 30 Tage gemäß der Einstellungen.
- Alle Kunden, die schon mit reybex arbeiten, später die revisionssichere Archivierung nutzen und mehr als 30 Tage gesichert haben möchten, wenden sich bitte beim Vertrieb.
- Sollten Sie reybex nicht mehr nutzen wollen, aber die revisionssichere Archivierung weiterhin benutzen, stimmen Sie dies bitte mit dem Vertrieb ab.
- Der Zeitpunkt der Archivierung erfolgt bei der FiBu-Übergabe.
- Für die Archivierung werden ausschließlich deutsche Server genutzt.
- Wichtig: Die zuletzt gedruckte Version Ihrer Dokumente, ist auch die aktuellste Revision in Ihrem Archiv. Nur diese Version wird derzeit im Archiv angezeigt.