meine Kollegin und ich sind heute bei Abgleichsarbeiten darüber gestolpert, dass es Belegverläufe gibt (Angebot – Auftrag – Lieferschein/Rechnung), bei denen der Ursprungsbeleg für Firmenkunden aus dem EU-Ausland explizit ohne Mehrwertsteuer angelegt wurde. Beim Umwandeln des Belegs in den jeweils nächsten hat sich dann auf wundersame Weise doch noch Mehrwertsteuer eingeschlichen, sodass die Rechnung an den Kunden zum einen falsch ist und zum anderen nicht mit dem vorher gezahlten Betrag übereinstimmt.
Dennoch gehen wir eigentlich davon aus, dass sich die Daten innerhalb des Belegflusses nicht einfach ändern, es sei denn, man ändert händisch etwas. Liegen wir falsch mit dieser Annahme?
Was können wir dazu beitragen, um solche Fehler zukünftig zu vermeiden? Und warum passiert das überhaupt?
Wenn du an Firmenkunden ins Europäische Ausland Waren lieferst, muss dir die UST-ID bekannt sein. Die UST-ID muss im Kundenstamm hinterlegt sein. Nur so ist erkenntlich, dass es sich bei dem Kunden wirklich um einen Geschäftskunden handelt
Außerdem solltest du die Konfiguration der Steuerregeln überprüfen. Steuerregeln – (reybex 2.0) – reybex Helpcenter Ist der Steuerschlüssel definiert, der gezogen werden soll, wenn der Kunde eine UST-ID aufweist?
Da du verpflichtet bist, die UST-ID zu prüfen, empfiehlt sich zusätzlich auch den UST-ID Check aktivieren. Hintergrund reybex kann nicht selbst prüfen, ob eine UST-ID korrekt ist. reybex kann nur prüfen, ob das Feld gefüllt ist oder nicht. Wenn also jemand im UST-ID-Feld XX-123456789 einträgt, würde reybex ohne den UST-ID-Check beim Bundeszentralamt sagen, der Kunde hat eine UST-ID, aber diese ist definitiv nicht korrekt. daher müsste der Kunde trotzdem die Steuer berechnet bekommen.
Wenn die UST-ID in den Kunden und die Steuerregeln korrekt definiert sind, ist es nicht mehr erforderlich, dass du die Steuerschlüssel an den Vertriebsbelegen manuell änderst.
Das würde dann automatisch von reybex gesteuert werden.
PS: dass die von dir manuell gesetzte Steuer seitens reybex bei der Beleg-Referenz verändert wurde, hängt mit der Konfiguration des Dokumenten-Workflows zusammen. Hier ist konfiguriert, dass die Steuerregel geprüft werden soll, wenn der Folgebeleg erstellt wird. Diese Konfiguration würde ich persönlich auch nicht ändern, weil ausschlaggebend für die Steuerregel ist nicht die Auftragserfassung, sondern der Zeitpunkt der Lieferung. Ändern sich in der Zwischenzeit die Steuerregeln, muss eine Anpassung der Steuer innerhalb des Dokumenten-Workflows vorgenommen werden. Die Beispiele hier hatten wir auch erst in den zurückliegenden Jahren. z.B. Deutschland 19% → 16 % → 19 % // oder ganz aktuell Luxemburg Senkung befristet vom 01.01.2023 bis 31.12.2023 17% → 16 % . Vertriebsbelege Dokumenten Workflow – (reybex 2.0) – reybex Helpcenter
