Workflow - Anzahlung/Abschlussrechnung - (reybex 2.0)

doku · 25. Mai 2023 um 11:47

Mittels reybex können Sie den Prozess der Anzahlungsrechnungen für Ihr Unternehmen abbilden.

Voraussetzung zur Nutzung des Prozesses sind zahlreiche Konfigurationen:

Einrichtungen im Bereich der Finanzbuchhaltung
- Sachkonten-Anlage: https://docs.reybex.com/kb/kontenrahmen-einrichten/
  - Konto für angeforderte Anzahlungen
  - Konto für erhaltene Anzahlungen
- Erstellung der Buchungsschlüssel (FIN21): https://docs.reybex.com/kb/buchungsschluessel-fuer-anzahlung-abschlussrechnung/
Einrichtungen im Bereich des Vertriebs
- Anlage des Belegtyps Anzahlungsrechnung und Einbindung in den Dokumenten-Workflow: https://docs.reybex.com/kb/auszahlungsrechnung-erhalten/
- Anlage des Belegtyps Schlussrechnung und Einbindung in den Dokumenten-Workflow: https://docs.reybex.com/kb/ab-und-schlussrechnung-erstellen/
Kundenstamm: Anzahlungskonto kann optional angegeben werden, wenn die Forderungen, welche aus Anzahlungen resultieren nicht auf das Standard-Mitbuchkonto verbucht werden sollen.
Bei der Nutzung des Packtischs (SMP03) muss die Belegart, wenn Auftrag Anzahlungsrechnung hat definiert werden. Hier muss also festgelegt werden, dass keine normale Rechnung für diese Fall erstellt werden muss, sondern eine Abschlussrechnung.

(Prüftabellen (BAS01) – Versand – Versandkonfiguration)

Workflow/Prozess

Kunde erteilt Ihnen einen Auftrag
Erfassung des Auftrages in reybex (SAL16). Flag-Liefersperre ist vorerst aktivieren
Erstellung der Anzahlungsrechnung (müssen IMMER über alle Positionen aus dem Auftrag referenziert werden)

Zahlungseingang erfolgt auf Ihrem Konto
Sie verbuchen den Zahlungseingang via Zahlungsabgleich Online(FIN16) oder in der Transaktion Zahlungen (FIN11) und matchen dabei die Buchung mit dem entsprechenden Anzahlungsbeleg
Liefersperre (manuell in Schritt 2) gesetzt wird automatisch aus dem Beleg entfernt

Erstellung Lieferschein (Lieferscheine können aus ALLEN oder nur ein TEIL der Positionen aus dem Auftrag referenziert werden)

Erstellen Sie zum dem Auftrag einen Lieferschein nutzen Sie hierbei Ihren Standard-Workflow (manuelle Lieferschein-Erstellung aus geöffneten Auftrag, Versand-Button aus der Auftragsübersicht, Packtisch)

Erstellung Abschlussrechnung (In der Abschlussrechnung ist die Anzahlung zu sehen und der noch offene Betrag, welcher noch bezahlt werden muss)

Aus dem Lieferschein muss nun abschließend die Schlussrechnung erstellt werden
Nutzen Sie auch hierbei Ihren Standard-Workflow (manuelle Erstellung aus geöffneten Lieferschein, Lieferscheinübersicht grüner Button + in Rechnung umwandeln, Packtisch, Rechnungslauf)

Zahlungseingang erfolgt auf Ihrem Konto
Sie verbuchen den Zahlungseingang via Zahlungsabgleich Online(FIN16) oder in der Transaktion Zahlungen (FIN11) und matchen dabei die Buchung mit dem entsprechenden Schlussrechnung
OP des Kunden wird automatisch ausgeziffert

Wenn unter Punkt 5 – Lieferschein-Erstellung nur ein Teil der Positionen übernommen wurden, sind nachfolgende Schritt zu beachten:

Aus dem Lieferschein werden nur die Positionen, welche geliefert werden, in die Abschlussrechnung referenzieren
In der Abschlussrechnung ist die Anzahlung zu sehen und der Betrag, welchen dem Kunden zurück erstattet werden muss, wenn zu der Anzahlungsrechnung eine Zahlung eingegangen ist.
Für die Rückerstattung muss eine Anzahlungsgutschrift erzeugt werden
Dafür muss aus dem Auftrag eine Anzahlungsgutschrift erstellt werden, über die offenen Mengen, welche nicht im Lieferschein enthalten waren.
Abschließend muss der Auftrag auf manuell geschlossen gesetzt werden.

HINWEISE:

Bei erzeugen der Anzahlungsrechnung müssen IMMER alle Positionen aus dem Auftrag übernommen werden. Es dürfen keine Positionen gelöscht/herausgenommen werden.
Es können nur bis zu 5 Anzahlungsrechnungen pro Auftrag erzeugt werden.
Wenn in dem Auftrag und Anzahlungen mehr als 2 unterschiedliche Steuersätze enthalten sind wird in der Abschlussrechnung die Umsatzsteuer Text ohne einen Wert gedruckt.

HINWEISE ZUR EINRICHTUNG:

Bitte wenden Sie sich an unseren Vertrieb, wenn Sie diese Funktion nutzen möchten. Die nötigen Berichte für die Anzahlungs- und Abschlussrechnung müssen vorab in Ihrem individuellen Bericht eingebaut werden.